ในการจองโรงแรมจำเป็นต้องสร้างโปรไฟล์สำหรับแขกของโรงแรมก่อน ซึ่งพนักงานต้องตรวจสอบระบบ PMS อันเป็นระบบของโรงแรมเพื่อใช้ตรวจสอบว่าลูกค้าที่เข้ามาจองไว้เคยใช้บริการหรือไม่ หากคุณเป็นคนที่เคยพักโรงแรมนั้นอยู่แล้ว ก็ไม่จำเป็นต้องสร้างโปรไฟล์แขกใหม่ แต่ถ้าผู้ที่จองโรงแรมไม่เคยใช้บริการของโรงแรม ทางพนักงานของโรงแรมจะต้องสร้างโปรไฟล์แขกที่มาเข้าพัก ในบทความจะมาให้รู้จักเรื่องของการสร้างโปรไฟล์แขกว่าต้องทำอย่างไร
รู้จักกับ การสร้างโปรไฟล์แขกที่มาเข้าพักโรงแรม
โปรไฟล์แขกคือข้อมูลของลูกค้าที่ใช้บริการในโรงแรม ซึ่งจำเป็นต้องสร้างขึ้นเพื่อการจองโรงแรมของลูกค้า รวมถึงการให้บริการกับลูกค้าที่ถูกจุด โดยทั่วไปแล้วจะมีตั้งแต่การสร้างไปจนถึงการจอง ข้อมูลเบื้องต้นมีเพียงชื่อและนามสกุลจริงเท่านั้น แล้วข้อมูลเพิ่มเติมจะตามมา ขณะใช้บริการพักผ่อนในโรงแรม ทางโรงแรมจะบันทึกข้อมูลอื่น ๆ ไว้ในโปรไฟล์ของแขก ซึ่งปกติจะเป็นโรงแรมที่มีชื่อเสียง มีการบันทึกข้อมูลลูกค้าลงในโปรไฟล์แขกโดยละเอียด โรงแรมได้รับมาตรฐานด้วยการจัดการข้อมูลอย่างเป็นระบบ และสร้างประสิทธิภาพการทำงานแก่เหล่าพนักงานทั้งหลายเพื่อทำให้ลูกค้าพอใจมากที่สุด
คนที่เกี่ยวข้องกับการสร้างโปรไฟล์แขก
การสร้างโปรไฟล์แขกเพื่อเก็บข้อมูลลูกค้าอย่างละเอียดและเป็นระเบียบของโรงแรมที่มีคุณภาพนั้น สามารถกล่าวได้คือ
- Marketing มีหน้าที่นำข้อมูลโปรไฟล์ของแขกไปใช้เพื่อวัตถุประสงค์ทางการตลาด
- Reservation เป็นคนที่สร้างโปรไฟล์สำหรับแขกที่ไม่เคยใช้บริการมาก่อน หรืออาจใช้โปรไฟล์เก่าซ้ำ เมื่อเป็นกรณีของแขกเก่า พนักงานจะเตรียมบริการให้เหมาะสมกับแขกคนนั้น
- Guest relation officer จะทำการใช้ข้อมูลจากโปรไฟล์ของผู้เข้าพักเพื่อให้บริการระหว่างการเข้าพักที่โรงแรม
- Receptionist หรือเรียกว่า GSA จะนำข้อมูลแผนที่มีอยู่มาเช็คอิน เพื่อให้ข้อมูลผู้เข้าพักเป็นปัจจุบันเมื่อลงทะเบียนเข้าพัก
ข้อมูลต้องจัดเก็บของผู้เข้าพักโรงแรม
ข้อมูลโปรไฟล์แขกที่จำเป็นจะต้องถูกเก็บไว้เพื่อความสะดวกในการค้นหา สามารถกล่าวได้ดังนี้
- ข้อมูลส่วนบุคคล
- ข้อมูลของการเข้าพักโรงแรม
- ข้อมูลอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับผู้เข้าพัก เช่น รสนิยม งานอดิเรก
จะเห็นได้ว่าการสร้างโปรไฟล์การเข้าพักโรงแรมมีความสำคัญเพื่อให้สามารถบริการลูกค้าที่เหมาะสมได้ รวมถึงสามารถใช้เพื่อประโยชน์ทางการตลาดได้เช่นกัน โรงแรมที่ได้มาตรฐานมีขั้นตอนการจัดเก็บรายละเอียดแขกผู้เข้าพักอย่างละเอียด และยังมีความปลอดภัยในระดับสูงอีกด้วย ดังนั้นจึงไม่ต้องกังวลเรื่องความไม่ปลอดภัยเมื่อเข้าพักในโรงแรมที่มีชื่อเสียง อีกทั้งได้รับการรับรองทางมาตรฐานและกฎหมาย